Nécessaire à la fin du flux physique, le moteur de facturation d’AKOLADE® permet l’uniformisation, la simplification et l’amélioration du processus de facturation, en permettant la récolte des différents éléments.

Son rôle premier est de produire des factures suite à des expéditions ou retours de marchandises entre deux entités juridiques, il permet également d’orchestrer la totalité des flux de facturation comme de la prestation, de la facturation de redevances ou de commissions. 

Fonctionnalités du moteur de facturation :

・Facturation planifiée : Facturation périodique (automatique), traitement de tous les éléments en attente par type de facturation et génération des factures selon la fréquence de renouvellement indiquée.

・Facturation à la demande : Génération de factures à la demande dans le cas où elles doivent suivre la marchandise.

・Production d’un pdf associé : Mise en forme de la forme et personnalisation possible par société.

・Génération des écritures comptables : Les éléments du plan comptable nécessaires à la production des écritures sont paramétrés dans AKOLADE® afin d’être transmises en comptabilité une fois générées.

・Aide à la Déclaration d’Echanges de Biens : Tous les éléments facturés sont récoltés et enrichis par les données de paramétrage autour des produits ou Clients, nécessaires à la déclaration comme le HS Code, le poids, le volume, et le pays destinataire. Ces données sont exportables dans un outil externe pour la mise au point de la version finale.

En résumé, utiliser un moteur de facturation peut aider à réduire les erreurs, à accélérer le processus de facturation et à améliorer la gestion financière globale d’une entreprise.

La facturation inter-société d’AKOLADE®, s’intègre dans des environnements multi-sociétés, prenant en charge les échanges commerciaux entre entités d’un même groupe.

Fonctionnalité de la facturation inter-société :

・Mécanismes inter-société : Permet de déclencher les mécanismes de facturation inter-sociétés adaptés, chaque société pouvant tour à tour agir en tant que société facturante ou facturée. 

La facturation inter-société garantit une gestion conforme et fluide des flux internes tout en assurant la traçabilité comptable des échanges inter-sociétés.

La facturation internationale d’AKOLADE® permet d’opérer sur divers marchés, de divers pays. Conçue pour gérer les spécificités liées aux échanges commerciaux transfrontaliers, elle prend en charge les particularités réglementaires propres à chaque pays. 

Fonctionnalités de la facturation internationale:

・Multi-langues, Multi-devises & taux de change : Permet d’émettre des factures dans de différentes langues et devise, en appliquant automatiquement le taux de change en vigueur.

・Taux de TVA : Gère les règles de TVA applicables selon le pays de destination.

・Facturation hors Union Européenne : Prend en charge les spécificités douanières et fiscales liées aux ventes à l’international, hors UE.

・Facturation triangulaire / en cascade : Permet de gérer les facturations des circuits de vente impliquant plusieurs intervenants dans des pays différents.

・Édition personnalisée selon les pays destinataires : Permet d’éditer et d’adapter les factures selon les normes de chaque pays.

・Gestion des HS-Codes : Intègre les codes douaniers pour faciliter les déclarations en douane et assurer la conformité des envois.

・Liste de colisage : Produit automatiquement les documents récapitulatifs des colis expédiés.

・Certificat d’origine : Document officiel attestant l’origine des marchandises.

La facturation internationale garantit une gestion conforme des échanges transfrontaliers, en assurant la conformité réglementaire, fiscale et douanière propre à chaque pays de destination.

La facturation manuelle d’AKOLADE® permet de traiter librement les cas de facturation spécifiques ne reposant pas sur un flux automatisé.

Fonctionnalités de la facturation manuelle :

・Saisie manuelle : Permet à l’utilisateur de renseigner manuellement tous les éléments constitutifs d’une facture : société émettrice, type de document, client à facturer, mode de règlement, date d’échéance, devise, article à facturer, quantité, prix unitaire, code TVA, et taux de remise.

・Saisie des factures de prestations de services (non marchands)

La facturation manuelle garantit la gestion des cas de facturation exceptionnels, tout en restant conforme aux exigences comptables.

L’extension de demande de facturation du moteur de facturation d’AKOLADE® permet de centraliser les besoins de facturation émanant de sources ou de gestionnaires externes.

Fonctionnalité de la demande de facturation :

・Formulaire de demande depuis le portail Magasins : Met à disposition un formulaire accessible depuis le portail Magasins, permettant aux utilisateurs externes de soumettre une demande de facturation. Chaque demande est automatiquement enregistrée, transmise aux interlocuteurs concernés pour validation, puis intégrée au processus de facturation adéquat.

La demande de facturation garantit une intégration structurée dans les flux de facturation existants.