AKOLADE® Pilotage, achats et marge

Les commandes d’achats peuvent être saisies dans Akolade, mais également générées à partir du plan d’achat ou à partir d’un besoin lié à une vente. Dans ces deux derniers cas, on passera par un attendu d’achats, ce qui permettra au responsable des achats de vérifier, voire regrouper les attendus avant de valider la commande. 

La commande achat dans AKOLADE® permet la formalisation, la diffusion et le suivi des ordres d’achat adressés aux fournisseurs. Elle peut être créée soit par saisie directe, soit par intégration depuis le module de planification des achats AKOLADE® ou un système externe. Sa constitution repose sur un principe d’héritage des données issues du référencement des tiers, produits et invariants, simplifiant ainsi son élaboration.

La diffusion est assurée par la génération d’un bon de commande et/ou publication sur le portail Fournisseurs, garantissant une communication efficace avec les acteurs concernés.

Le suivi de la commande est assuré par l’enregistrement des événements tout au long de son cycle de vie (modification de l’engagement, réception, annulation, etc.) et la mise à jour en temps réel de son statut d’avancement.

Fonctionnalités clés de la commande d’achat :

・Commande multi-références, multi-cadencements, multi-entrepôts de livraison,

・Passation possible des ordres d’achat à l’usine,

・Deux dates contractuelles possibles (mise à disposition ou livraison entrepôt),

・Plusieurs taux de change possibles,

・Estimation des frais d’approche, du prix de revient et de la marge théorique,

・Mémorisation des acteurs concernés pour diffusion (bureaux, agents, transitaire, agent douane, …),

・Affectation des quantités pour réservation,

・Split de ligne de commande.

Les outils de suivi :

・Le portefeuille de suivi et ses traitements de masse associés.

Verticalisation textile :

・Granularité de ligne de commande à Référence / couleur / date / lieu de livraison,

・Indication du colisage en assorti pour livraison directe ou cross-dock,

・Ventilation des quantités par taille.

Une fois les ordres d’achat émis et tout au long de son exécution, les fournisseurs adressent les factures.Akolade simplifie l’enregistrement de ces factures, tout en contrôlant sa cohérence par rapport aux évènements préalablement enregistrés (passation de commande, réception); et facilite la délivrance du « Bon à payer ». Les factures peuvent être saisies directement, intégrées depuis un outil OCR ou demain récupérées depuis une PDP.

Fonctionnalités clés du contrôle facture :

・Rapprochement automatique : Possibilité de déclencher le rapprochement des factures en automatique à partir du numéro de commande d’origine et/ou période de réception et validation automatique suivant tolérance

・Aide clôture comptable : Mise à disposition des éléments d’avancement pour la clôture mensuelle (factures non parvenues et charges constatées d’avance)

・rattachement des pénalités : Possibilité de rattacher en automatique ou manuellement des pénalités de type non-qualité, retards ou autre

・Emission de notes de débit : AKOLADE® permet de produire automatiquement des documents de notes de débit (par regroupement de pénalités ou écarts de facturation) pour transmission aux fournisseurs, en attente d’avoir.

En utilisant ces fonctionnalités, le service comptabilité sécurise le paiement des factures d’achat et optimise ses opérations de clôture. C’est un module important de la Supply Chain permettant de clore le process d’achat.

La mise en œuvre des commandes d’achat peut engendrer des dysfonctionnements tout au long du process, dont certains sont susceptibles d’être dédommagés. AKOLADE® répertorie ces éventuels litiges pouvant donner lieu à des indemnisations, pour négociation et transmission aux fournisseurs.

Le module Pénalités d’AKOLADE® permet de proposer et/ou enregistrer les pénalités, d’origine diverse (pénalités de retard à la livraison, défaut de qualité, absence de documents, absence d’étiquettes, etc.) et de les valoriser que ce soit pour servir de base de négociation, ou signifier l’attente d’un avoir, ou venir en déduction des achats suivants.

Fonctionnalités clés du module Litiges et pénalités :

・Proposition de pénalités : AKOLADE® permet de déclencher en automatique des pénalités suivant résultats du contrôle qualité, retard de livraison, absence de documents, …

・Enregistrement manuel : Possibilité d’ajouter des pénalités non calculées automatiquement ou d’ajuster les montants proposés

・Granularité d’application modulable : plusieurs possibilités : pénalité à la ligne de commande, à la livraison ou à l’ensemble de la commande

・Récapitulatif : Emission d’un document valorisé relatant toutes les pénalités enregistrées dans le système et regroupées par commande ou livraison (ensemble de lignes de commande acheminées dans la même livraison) avec intégration des pièces jointes associées.

・Emission de notes de débit : Possibilité de transformer les pénalités en notes de débit pour transmission et comptabilisation.

En utilisant ces fonctionnalités, le service achats minimise la perte liée aux litiges et optimise son traitement. Ces fonctionnalités sont complémentaires du module “Contrôle facture”.

Le produit fini commercialisé est souvent accompagné de fournitures annexes à vocation d’information pour le consommateur (étiquettes, …), de traçabilité (RFID, …) ou d’emballage (boîte, papier, …). Toutes ces fournitures sont définies comme habillage du produit fini. La fonctionnalité associée est effective dès la passation de commande. 

L’habillage produit d’AKOLADE® permet de faciliter l’approvisionnement chez le fournisseur ou en entrepôt des habillages identifiés pour le produit fini commandé, afin que le fournisseur ou les équipes internes puissent finaliser la production par des opérations telles que l’étiquetage, l’emballage, … La solution peut aussi être une aide à la déclaration annuelle des emballages dans le cadre de la loi AGEC.

Fonctionnalités clés de l’habillage produit :

・Décomposition des produits finis en unité d’habillage

・Proposition de commandes d’habillage suivant zone de production et quantités commandées  

・Émission des commandes d’habillage

En utilisant cette fonctionnalité, le service achats assure : 

・la maîtrise des coûts, en regroupant les achats au plus près du lieu de production et en permettant d’ajuster les quantités par zone de distribution des produits. 

・la maîtrise de la qualité des habillages en utilisant des circuits de production maitrisés.

AKOLADE® permet la gestion du travail à façon. La commande d’achat (forfait), est enrichie par des informations complémentaires de production :

・la nomenclature,

・l’emploi,

・la tolérance.

En plus de suivre l’avancement de l’exécution de l’ordre d’achat comme toute commande au forfait, AKOLADE® permet de piloter l’ensemble des opérations de confection, de stockage et d’acheminement des composants.

Fonctionnalités clés de la commande d’achat façon :

・Calcul des besoins : en fonction de l’emploi indiqué sur la nomenclature, AKOLADE® calcule le besoin en composants nécessaire à la fabrication et en déduit l’approvisionnement nécessaire.

・Proposition de commandes composants : au vu de la disponibilité des composants dans les différents lieux de stockage, le système génère des commandes d’achat pour couvrir le besoin manquant.

・Estimation de la marge : pour chaque ligne de commande, le système calcule le prix de revient prévisionnel en tenant compte des prix d’achat des composants, des frais associés pour l’achat des composants ou la fabrication du produit fini.

・Consommations des composants : à réception du solde de la commande, plusieurs formules de consommation sont disponibles, à savoir, selon emploi théorique, en tenant compte d’une tolérance pour perte de production, ou sur emploi réel par saisie d’un rapport de coupe.

・Le perfectionnement passif : en complément de la commande d’achat façon, AKOLADE® permet de compléter ce processus d’achat avec des informations concernant le régime douanier et son dédouanement. Il prend en charge la production de documents requis (attestation d’origine des tissus, code NDP, attestation perfectionnement passif) et le suivi des dédouanements des composants.

・La logistique des tissus & composants : dans le cadre du travail à façon, il est nécessaire d’apporter une solution de logistique tissus & composants permettant l’approvisionnement des matières.

・Cette fonctionnalité s’adapte aux différents lieux de stockage (entrepôts, tisseurs, façonniers, prestataires logistiques, plateformes), aux différents sourcings, ainsi qu’aux différents choix d’acheminement. Tous les transferts de composants sont trackés, permettant d’apporter de la visibilité au façonnier quant à la disponibilité des produits, ainsi qu’à la centrale. Le portail fournisseur est un outil indispensable pour apporter de la fluidité dans le suivi de tous ces flux physiques.

・Par ailleurs, AKOLADE® permet de gérer :

・La cotraitance : dans ce cas on se contente d’indiquer au façonnier quel tissu et quel tisseur on a choisi, le façonnier paie et transporte le tissu.

・La réservation : on peut par exemple réserver de l’écru et demander de teindre au fur et à mesure des besoins

・     On parle ici de tissu, mais on peut gérer le fil de la même façon.

・En complément des achats de marchandises, des prestations de transformation de vos produits sont envisageables, pour proposer des alternatives à la vente (coffret, kit, sérigraphie). En s’appuyant sur les mêmes mécanismes que la commande d’achat, la commande « service » d’AKOLADE® permet d’enregistrer ces ordres de prestation, et d’en assurer le suivi de son exécution.