La fonctionnalité contrôle facture d’AKOLADE®  vise à simplifier l’enregistrement de ces factures en comptabilité, ainsi que la délivrance du « Bon à payer », qu’elles soient saisies directement, intégrées depuis un outil OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ou récupérées depuis le portail public.

Tout en contrôlant sa cohérence par rapport aux évènements préalablement enregistrés (passation de commande, réception).

Fonctionnalités du contrôle facture :

・Rapprochement automatique : Offre la possibilité de déclencher automatiquement le rapprochement des factures à partir du numéro de commande d’origine, de la période de réception ou via la validation automatique selon les tolérances définies.

・Aide clôture comptable : Met à disposition des éléments d’avancement pour la clôture mensuelle (factures non parvenues et charges constatées d’avance).

・Rattachement des pénalités : Offre la possibilité de rattacher automatiquement ou manuellement des pénalités de type non-qualité, retards ou autres.

・Emission de notes de débit : Permet de produire automatiquement des documents de notes de débit (par regroupement de pénalités ou écarts de facturation) pour transmission aux fournisseurs, en attente d’avoir.

En utilisant ces fonctionnalités, le service comptabilité sécurise le paiement des factures d’achat et optimise ses opérations de clôture.

Le contrôle facture est la dernière étape importante de la supply chain permettant de clore le processus d’achat.

La fonctionnalité pénalités du rapprochement facture d‘AKOLADE® permet de proposer et d’enregistrer les différentes pénalités, d’origine diverse (pénalités de retard à la livraison, défaut de qualité, absence de documents, et absence d’étiquettes) et de les valoriser que ce soit pour servir de base de négociation, de signifier l’attente d’un avoir ou venir en déduction des achats suivants.

Fonctionnalités des pénalités :

・Proposition de pénalités : Permet de déclencher en automatique des pénalités suivant résultats du contrôle qualité, retard de livraison, et absence de documents.

・Enregistrement manuel : Admet l’ajout de pénalités non calculées automatiquement et également l’ajustement des montants proposés.

・Granularité d’application modulable : Admet le choix entre plusieurs possibilités : pénalité à la ligne de commande, à la livraison ou à l’ensemble de la commande.

・Récapitulatif : Permet l’émission d’un document valorisé relatant toutes les pénalités enregistrées dans le système et regroupées par commande ou livraison (ensemble de lignes de commande acheminées dans la même livraison) avec intégration des pièces jointes associées.

・Emission de notes de débit : Offre la possibilité de transformer les pénalités en notes de débit pour transmission et comptabilisation.

En utilisant ces fonctionnalités complémentaires du contrôle facture, le service achats minimise la perte des litiges et optimise le traitement des pénalités.